Vyhlásenie o ochrane súkromia

Vyhlásenie o ochrane súkromia

Vážení zákazníci a obchodní partneri.

Vaše súkromie je pre nás dôležité. Uvedomujeme si, že zverením vašich údajov do nás vkladáte dôveru, ktorú si ceníme a preto sme zaviazaní chrániť akékoľvek osobné údaje, ktoré nám poskytnete. Vaše osobné údaje spracovávame transparentne a vo vašom záujme.

V tomto dokumente nájdete informácie, na aký účel používame a spracovávame vaše osobné údaje. Nájdete tu aj informácie o tom, ako nás kontaktovať v prípade vašich otázok týkajúcich sa osobných údajov.

Naša spoločnosť Rajčan, s.r.o. ponúka na trhu už viac ako 25 rokov výrobky a polotovary z masívneho dreva. Objednať či zakúpiť si ich môžete buď v sídle našej spoločnosti, na našich kamenných predajniach, ale aj emailom, či prostredníctvom e-shopu https://www.rajcan.sk. Na všetkých týchto miestach prichádzame do styku s vašimi osobnými údajmi. Pre všetky tieto prípady platí toto vyhlásenie o ochrane súkromia.

Podmienky ochrany súkromia sa môžu z času na čas meniť. Preto ak dôjde k ich zmenám, budeme Vás o týchto zmenách informovať ešte pred ich realizáciou.

Prosím vezmite na vedomie, že bez niektorých vašich osobných údajov vám nemôžme poskytnúť naše služby (napr. objednávka tovaru).

Aký typ osobných údajov zhromažďujeme?

Osobné údaje sú zhromažďované najmä za účelom obchodného styku a zákazníckeho servisu. Prevažne ide o údaje získané na predajniach spoločnosti Rajčan, s.r.o. , ktoré sú potrebné pri objednávaní tovaru zákazníkmi. Ďalej sú údaje získavané aj z e-shopu https://www.rajcan.sk, taktiež za účelom objednania tovaru a vybavenia objednávky. Zároveň v tomto prípade je zaznamenávaná aj IP adresa a sú tvorené logy prístupu na webový server, analytické dáta sú poskytované službe Google Analytics® spoločnosti Google™.

E-shop Rajčan, s.r.o. (https://www.rajcan.sk)

Internetový obchod spoločnosti Rajčan, s.r.o. zhromažďuje osobné údaje:

  • pri registrácii užívateľa – užívateľom zadané údaje aj automatizované získané údaje (meno, priezvisko, email, adresa, telefonický kontakt, IP adresa)

  • pri každom ďalšom prihlásení – IP adresa

  • pri bežnom používaní služby – IP adresa, položky v košíku

  • pri pridaní/úprave osobných údajov užívateľom v jeho osobnom profile – pridané/upravené údaje a IP adresa

  • pri kontaktovaní cez webový formulár

Registráciou je zákazníkovi umožnené objednanie tovaru. Základnými údajmi potrebnými pre registráciu sú meno a priezvisko, emailová adresa a heslo pre prístup do e-shopu. Pre samotnú objednávku je následne ešte nutné doplniť telefonický kontakt a adresu dodania objednávaného tovaru, čo sú údaje nutné pre uskutočnenie obchodného styku. Pri komunikácii cez webový formulár sa zhromažďuje emialová adresa a obsah komunikácie. Automatizovaný zber údajov zahŕňa IP adresu, ktorá slúži ako elektronický identifikátor v prípade právneho dokazovania pôvodcu objednávky, zároveň je vďaka geolokácií možné pri návšteve stránky automaticky zvoliť vhodný jazyk na stránke. Ďalej sa sleduje pohyb návštevníka/kupujúceho po stránke, navštívené produkty, čo nám umožňuje optimalizovať obsah i kategorizáciu predávaných produktov. Táto analýza je vykonávaná službou Google Analytics® spoločnosti Google™, kde sú aj uchovávané dáta použité k analýze a to po najnižšiu možnú dobu 13 mesiacov, pričom ale IP adresa je uchovávaná v anonymizovanej forme. Tieto údaje (mimo údajov Google Analytics®) sú zhromažďované na serveroch poskytovateľa webového priestoru v databázovom úložisku e-shopu.

Údaje pre obchodný styk sú následne zhromažďované v interných CMR systémoch spoločnosti Rajčan, s.r.o. a uchovávané v databázach a dokumentoch v sídle firmy a na predajniach Rajčan, s.r.o.

Email

Emailom prijaté osobné údaje poskytnuté protistranou zhromažďujeme v prípade obchodného styku (objednávanie, reklamácia), pričom je vyžiadaný súhlas protistrany s ich zhromaždením.

Údaje pre obchodný styk sú zhromažďované v interných CMR systémoch spoločnosti Rajčan, s.r.o. a uchovávané v databázach a dokumentoch v sídle firmy a na predajniach Rajčan, s.r.o, obsah emailu môže byť preposlaný ďalším osobám jednajúcim v záujme správcu (zamestnancom firmy Rajčan, s.r.o.). Konkrétny postup spracovania je uvedený nižšie.

Obchodný styk pri objednávaní a riešení reklamácií na predajniach a v sídle firmy Rajčan, s.ro.

Osobné údaje potrebné k realizácii objednávky (meno a priezvisko, adresa dodania, telefonický kontakt) sú spolu s obsahom objednávky zhromažďované v interných CMR systémoch spoločnosti Rajčan, s.r.o. a uchovávané v databázach a dokumentoch v sídle firmy a na predajniach Rajčan, s.r.o.

Všetky osobné údaje potrebné pre obchodný styk sú uchovávané účtovnom programe, zároveň je pomocou systému Rajčan objednávky vytvorený rozpis objednávky pre zadanie do výroby, pričom sa zhromažďuje meno a priezvisko objednávateľa a lokalita dodania tovaru. Na predajniach sa zároveň získané údaje zapíšu písomne do Denníka objednávok. Objednávka je v oboch formách zaslaná na firmu v šifrovanom emaile (súbor s objednávkou a súbor s exportom účtovného programu).

Obdobne sa objednávka spracováva aj na firme, údaje z objednávky vytvorenej systémom Rajčan objednávky sa na firme zapíšu do interného CMR systému evidencie objednávok EVOS a sú taktiež nahraté do tabletov s internou aplikáciou EVODroid pre elektronický prehľad objednávok.

Ako zdieľame vaše údaje s tretími stranami?

Vaše údaje zdieľame s tretími stranami v týchto prípadoch:

  1. Príslušné orgány. Vaše osobné údaje sprístupňujeme v prípade presadzovania práva, ak to vyžaduje zákon, alebo je to potrebné z dôvodu prevencie, odhaľovania a stíhania trestných činov a podvodov, prípadne ak sme inak zo zákona povinní to učiniť. Osobné údaje môžeme ďalej sprístupniť príslušným orgánom, aby sme chránili a bránili naše práva a majetok alebo práva a majetok našich obchodných partnerov.

  2. Analytické nástroje na e-shope https://www.rajcan.sk. Niektoré z vašich osobných údajov v prípade vášho súhlasu poskytujeme analytickému nástroju Google Analytics® spoločnosti Google™. Ten nám umožňuje sledovať, ktoré podstránky nášho e-shopu ste navštívili, v akom poradí, koľko ste sa na nich zdržali a podobne. Ďalej sleduje, z akého prehliadača a zariadenia ste náš e-shop navštívili, v akom čase, koľko trvalo načítanie prezeranej stránky a podobne. Všetky tieto informácie nám umožňujú vylepšovať naše služby, optimalizovať usporiadanie ponúkaných výrobkov a v konečnom dôsledku uľahčovať vaše nakupovanie na našom e-shope. V tomto prípade poskytnutia osobných údajov môže nastať aj zahraničný prenos údajov, keďže spoločnosť Google™ má svoje servery umiestnené po celom svete. Spoločnosť Google™ však vo svojom prehlásení uvádza, že s vašimi osobnými údajmi pracuje v súlade s nariadením GDPR (https://privacy.google.com/businesses/compliance), preto nemusíte mať obavy z tohto zdieľania.

  3. Poštová služba. Pri zasielaní obchodných dokumentov a inej komunikácii s vami zdieľame tie vaše osobné údaje, ktoré sú potrebné pre poštový styk (obchodné meno / meno a priezvisko, poštová adresa).

  4. Prepravná služba. Aby vám bolo možné vašu objednávku doručiť, je potrebné prepravnej službe poskytnúť vaše obchodné meno / meno a priezvisko adresu a telefónne číslo. S prepravnou službou máme zmluvný vzťah, ktorého obsahom je aj ochrana osobných údajov a povinnosť mlčanlivosti.


Akými opatreniami chránime vaše osobné údaje?

E-shop https://www.rajcan.sk

Vaše údaje sú v e-shope uchovávané v zabezpečenej databáze u nášho poskytovateľa webového priestoru, ktorý je druhým najväčším poskytovateľom webových služieb na Slovensku. S ochranou databáz má teda rozsiahle praktické skúsenosti, čo je určite možné vnímať ako pozitívum. Zálohy databáz sú v sídle našej spoločnosti uložené na šifrovanom disku.

Vaša, ale aj naša komunikácia s e-shopom je chránená šifrovaným protokolom SSL, aby nikto nemohol jej obsah zachytiť.

Emaily

Vaša emailová komunikácia s nami je taktiež chránená SSL/TLS šifrovaním medzi servermi poskytovateľov a našou spoločnosťou. Nikto teda nemôže komunikáciu u nás zachytiť. S otázkou, či používate šifrovanú komunikáciu aj medzi Vašim počítačom a Vašim poskytovateľom sa prosím obráťte na Vášho poskytovateľa poštovej schránky, pevne veríme, že to tak je.

Emaily s vašimi osobnými údajmi, ktoré si potrebujeme v rámci našej spoločnosti preposlať pri spracovávaní objednávok, sú chránené dodatočným šifrovaním obsahu a príloh PGP šifrovaním. Samotné údaje poštových klientov na našich počítačoch sú uložené na šifrovaných diskoch.

Vnútropodnikové systémy

Databázy našich vnútropodnikových systémov (účtovný program, evidencia objednávok, …) sú taktiež uložené na šifrovanom disku. Systémy pracujú v demilitarizovanej sieťovej zóne, prístup k údajom zo siete Internet nie je možný. V rámci spoločnosti má k daným systémom prístup len minimálny nutný okruh zamestnancov a počítačov, samozrejmosťou je autorizácia prístupu k počítaču heslom.

Listinné dokumenty

Všetky listinné dokumenty obsahujúce osobné údaje sú uchovávané v zabezpečených uzamknutých skriniach a zabezpečenom archíve spoločnosti. Nepotrebné dokumenty sú skartovávané na skartovačkách triedy DIN 3 (DIN 32757) a následne separované do recyklovaného papiera alebo v prípade sídla spoločnosti energeticky využité.

Ako spracovávame osobné údaje detí?

Naša spoločnosť nespracováva žiadne osobné údaje osôb mladších ako 16 rokov.

Ak zistíme, že spracovávame osobné údaje osoby mladšej ako 16 rokov, vyhradzujeme si právo tieto údaje vymazať.

Ako môžete kontrolovať, ktoré údaje o vás hromažďujeme? Ako môžete ovplyvniť ich používanie?


I. Žiadosť o odstránenie osobných údajov

V zmysle platných zákonov je nutné uchovávať (zákonom stanovený čas) dokumenty ako faktúry, dodacie listy, reklamačné listy – tieto nebudú hneď odstránené.

Pre eshop Rajčan je možné využiť funkciu Odstránenie osobných údajov, ktorá je dostupná po prihlásení sa zákazníka do svojho konta. Využitím tejto funkcie (v priebehu jej vykonávania pred zmazaním) je zároveň na adresu osobne.udaje@rajcan.sk zaslaný email, kde je uvedené meno, priezvisko a adresa zákazníka pre účely odstránenia jeho osobných údajov z interných softvérových systémov a emailov spoločnosti Rajčan, s.r.o., ak odstráneniu nebránia oprávnené či zákonné skutočnosti (objednávka ešte nebola zaplatená, tovar nebol dodaný, prebieha reklamačné konanie …) (odstránenie do 10 prac. dní). Zároveň je odstránená aj emailová komunikácia a listinné dokumenty. Ak odstráneniu bránia oprávnené či zákonné skutočnosti, bude zákazník o tejto skutočnosti informovaný. Osobné údaje budú označené na odstránenie, pričom ale k samotnému odstráneniu dôjde až po zániku oprávnených či zákonných skutočností.

Pri emailovej žiadosti o odstránenie údajov, musí byť takáto žiadosť zaslaná z rovnakej emailovej adresy, aká bola použitá pri ich zhromaždení. Email zasielate na adresu osobne.udaje@rajcan.sk, do predmetu sa uvedie „Žiadosť o odstránenie osobných údajov“) Len tak je možné overiť, že žiadosť skutočne zaslala osoba, ktorej tieto osobné údaje patria. Následne spoločnosť Rajčan, s.r.o preverí, či odstráneniu nebránia oprávnené a zákonné skutočnosti (objednávka ešte nebola zaplatená, tovar nebol dodaný, prebieha reklamačné konanie …) a požiada emailom o potvrdenie, či si osoba skutočne želá odstránenie údajov. Potvrdením sú z interných softvérových systémov spoločnosti osobné údaje osoby odstránené (do 10 pracovných dní). Zároveň je odstránená aj emailová komunikácia a listinné dokumenty. Ak odstráneniu bránia oprávnené či zákonné skutočnosti, bude zákazník o tejto skutočnosti informovaný. Osobné údaje budú označené na odstránenie, pričom ale k samotnému odstráneniu dôjde až po zániku oprávnených či zákonných skutočností. V poslednom kroku je žiadajúca osoba o odstránení jej osobných údajov upovedomená emailom.

Pri osobnej žiadosti na predajniach, či v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o., je na základe informácií poskytnutých osobou (meno a priezvisko, adresa, …) táto osoba stotožnená so záznamami, o ktoré odstránenie žiada. Následne je ňou vyplnená a podpísaná Žiadosť o odstránenie osobných údajov, pričom v žiadosti uvedie formu, akou si želá byť informovaná o vyhovení či nevyhovení tejto žiadosti. Jedna kópia je ponechaná osobe žiadajúcej o odstránenie údajov, druhá je postúpená na konanie v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o. Spoločnosť Rajčan, s.r.o preverí, či odstráneniu nebránia oprávnené a zákonné skutočnosti (objednávka ešte nebola zaplatená, tovar nebol dodaný, prebieha reklamačné konanie …). Ak bránia odstráneniu, je osoba informovaná ňou zvolenou formou o tejto skutočnosti, osobné údaje budú v interných softvérových systémoch označené na odstránenie, pričom ale k samotnému odstráneniu dôjde až po zániku oprávnených či zákonných skutočností. V prípade, že sa osobe vyhovie, sú z interných softvérových systémov odstránené jej osobné údaje, zároveň je odstránená aj prípadná emailová komunikácia a listinné dokumenty. V poslednom kroku je žiadajúca osoba o odstránení jej osobných údajov upovedomená ňou zvolenou formou.


II. Žiadosť o prístup k osobným údajom

Žiadosť je možné podať emailom na osobne.udaje@rajcan.sk (do predmetu sa uvedie „Žiadosť o prístup k osobným údajom“), alebo osobne v sídle firmy a na predajniach Rajčan, s.r.o. Ak sa subjekt registroval na eshope Rajčan, má svoje osobné údaje prístupné po príhlásení do svojho konta.

Pri emailovej žiadosti musí byť emailová adresa odosielateľa totožná s adresou evidovanou v našich interných softvérových systémoch. Len tak je možné overiť, že žiadosť skutočne zaslala osoba, ktorej tieto osobné údaje patria. Spätne je na emial odosielateľa zaslané potvrdenie o prijatí jeho žiadosti (do 10 prac. dní).

Pri osobnej žiadosti na predajniach, či v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o., je na základe informácií poskytnutých osobou (meno a priezvisko, adresa, …) táto osoba stotožnená so záznamami, o ktoré poskytnutie žiada. Následne je ňou vyplnená a podpísaná Žiadosť o prístup k osobným údajom, pričom v žiadosti uvedie formu, akou si želá dané údaje doručiť. Jedna kópia žiadosti je ponechaná osobe žiadajúcej o prístup k osobným údajom, druhá je postúpená na konanie v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o.

Žiadosť je spracovávaná tak, že z interných softvérových systémov, účtovného systému či mzdového systému sú osobné údaje exportované či ručne vypísané, sumarizované do uceleného prehľadu a zaslané žiadateľovi (do 15 prac. dní).


III. Žiadosť o opravu osobných údajov

Žiadosť je možné podať emailom na osobne.udaje@rajcan.sk (do predmetu sa uvedie „Žiadosť o opravu osobných údajov“), alebo osobne v sídle firmy a na predajniach Rajčan, s.r.o. Ak sa subjekt registroval na eshope Rajčan, má svoje osobné údaje prístupné po prihlásení do svojho konta a tam ich aj môže upraviť.

Pri emailovej žiadosti musí byť emailová adresa odosielateľa totožná s adresou evidovanou v našich interných softvérových systémoch. Len tak je možné overiť, že žiadosť skutočne zaslala osoba, ktorej tieto osobné údaje patria. Spätne je na emial odosielateľa zaslané potvrdenie o prijatí jeho žiadosti (do 10 prac. dní).

Pri osobnej žiadosti na predajniach, či v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o., je na základe informácií poskytnutých osobou (meno a priezvisko, adresa, …) táto osoba stotožnená so záznamami, o ktoré úpravu žiada. Následne je ňou vyplnená a podpísaná Žiadosť o opravu osobných údajov, pričom v žiadosti uvedie formu, akou si želá byť upovedomená o spracovaní jej žiadosti. Jedna kópia žiadosti je ponechaná osobe žiadajúcej o opravu osobných údajov, druhá je postúpená na konanie v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o.

Žiadosť je spracovávaná tak, že v interných softvérových systémoch, účtovných systémoch či mzdových systémoch sú osobné údaje údaje opravené podľa požiadaviek uvedených v žiadosti (do 15 prac. dní).


IV. Žiadosť o obmedzenie spracovania osobných údajov

V prípade, že subjekt považuje spracovanie niektorého svojho osobného údaju (alebo viacerých) za nadmerné, môže podať žiadosť o obmedzenie jeho (ich) spracovania a to osobne, alebo odoslaním emailu.

Pri emailovej žiadosti musí byť emailová adresa odosielateľa totožná s adresou evidovanou v našich interných softvérových systémoch. Len tak je možné overiť, že žiadosť skutočne zaslala osoba, ktorej tieto osobné údaje patria. Spätne je na emial odosielateľa zaslané potvrdenie o prijatí jeho žiadosti (do 10 prac. dní).

Pri osobnej žiadosti na predajniach, či v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o., je na základe informácií poskytnutých osobou (meno a priezvisko, adresa, …) táto osoba stotožnená so záznamami, o ktoré obmedzenie spracovania žiada. Následne je ňou vyplnená a podpísaná Žiadosť o obmedzenie spracovania osobných údajov, pričom v žiadosti uvedie formu, akou si želá byť upovedomená o spracovaní jej žiadosti. Jedna kópia žiadosti je ponechaná osobe žiadajúcej o obmedzenie spracovania osobných údajov, druhá je postúpená na konanie v sídle spoločnosti Rajčan, s.r.o.

Žiadosť je (do 15 prac. dní) spracovávaná tak, že v prvom kroku je posúdené, či v žiadosti daný osobný údaj(e) je potrebný pre spoločnosť Rajčan, s.r.o. (zákonná alebo oprávnená skutočnosť). Ak údaj(e) nie je potrebný, tak v interných softvérových systémoch, účtovných systémoch či mzdových systémoch, ale aj listinných dokumentoch, je tento osobný údaj(e) zmazaný(é). Následne je žiadateľ informovaný jeho zvolenou formou o vyhovení jeho žiadosti. V prípade, že odstráneniu bránia oprávnené či zákonné skutočnosti, tak je o tejto skutočnosti informovaný ním zvolenou formou uvedenou v žiadosti.


V. Žiadosť o prenos údajov

Subjekt má právo požiadať o prenos svojich osobných údajov k inému poskytovateľovi služieb, ak sa jedná o službu podobného charakteru a významu. Jeho osobné informácie, mimo technických, budú vyexportované v strojovo spracovateľnej forme, pričom si ale vyhradzujeme právo rozhodnúť o forme a štruktúre takto exportovaných dát.

Údaje je možné preniesť len na úrovní naša spoločnosť –> nový poskytovateľ.

Žiadosť o prenos údajov je potrebné zaslať na emailovú adresu osobne.udaje@rajcan.sk (do predmetu sa uvedie „Žiadosť o prenos osobných údajov“). Emailová adresa odosielateľa musí byť totožná s adresou evidovanou v našich interných softvérových systémoch. Len tak je možné overiť, že žiadosť skutočne zaslala osoba, ktorej tieto osobné údaje patria. V tele emailu musí byť uvedený kontakt na nového poskytovateľa, ktorého si žiadateľ vybral, aby bolo možné prenos uskutočniť. Spätne je na emial odosielateľa zaslané potvrdenie o prijatí jeho žiadosti (do 10 prac. dní).

Po preneseni údajov (do 15. pracovných dní), je o tejto skutočnosti žiadateľ informovaný odoslaním emailu na jeho emailovú adresu.


VI. Odvolanie súhlasu so spracovaním

V prípade eshopu Rajčan je potrebné použiť funkcionalitu Odstrániť osobné údaje, ktorá je dostupná po prihlásení sa do konta. Ďalšie informácie sú uvedené v odstavci „I. Žiadosť o odstránenie osobných údajov“.

V prípade emailovej žiadosti a osobnej žiadosti je potrebné postupovať podľa informácií uvedených v odstavci „I. Žiadosť o odstránenie osobných údajov“.

V tomto vyhlásení o ochrane súkromia a o používaní súborov cookie môžu byť vykonávané úpravy, preto ho prosím pravidelne navštevujte.


V Starej Kremničke,
18. mája 2018